Деловые письма в Германии, Австрии, Швейцарии

[Frezia]

"Особенности оформления делового письма в немецком и русском делопроизводстве"

Деловое общение в Германии строго регламентировано. Немцы очень серьезно подходят к правилам переписки. Там считается очень важным письменно подтвердить предварительную договоренность или заказ, извиниться за задержку, если она случается, дать промежуточный ответ, сохранить конфиденциальность, поблагодарить за любезность, поздравить с успехами на службе или с другим знаменательным событием.

Регламентирующий документ в деловой переписке Германии - это "Regeln hier Maschinenschreiben" - DIN 5008. В России правила можно найти в "ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов". Там также даны рекомендации и ориентирован этот ГОСТ на международный стандарт.

Для делового письма в германоязычных странах, как и в России, используется бланк с реквизитами, колонтитулы, штамп отправителя и адрес получателя. Обозначение типа связи, обращение, текст письма, формула прощания. Несоблюдение формы и отсутствие ряда реквизитов может говорить о том, что документ отправлен непрофессионалом. Получатель в данном случае будетждать подтверждения, потому что такой документ не может быть идентифицирован как документ фирмы-отправителя. Неправильное оформление письма - один из признаков несолидности фирмы или "фальшивого" отправителя.

Если немецкая фирма ориентирована на внешние связи, то параллельно в штампе употребляется аналог на английском: Datum/ Date:, Ал/ То:, Firma/ Company, Von/ Fr от:, Telefax-Nachricht/Cover Sheet, Seiten/ Number of pages (including cover sheet):. - это свидетельствует о факте постоянной и давней ориентации фирмы на внешние связи, на международный бизнес.

Деловое немецкое письмо имеет верхний и нижний колонтитулы, которые являются его границами. В верхнем колонтитуле должна быть информация о руководителях, о юридической форме организации, банковские реквизиты, структура (если есть филиалы). Чем полнее информация о фирме, тем более открытой она себя хочет представить, это значит, что ей есть, чем гордиться и нечего бояться.

Дата в немецком деловом письме содержит написание месяца полным словом - 30 марта 2011 г.,

Обращение/ Anrede, как и прощание, всегда выделяется отдельным абзацем. В Германии около 12 способов обращения:

- Sehr geehrter Herr K-off, - самое частотное обращение с указанием фамилии;

- Sehr geehrter Herr Dr. K-off - т.е. с указанием звания;

- Sehr geehrter Herr Petr K-off - указание имени;

- Geehrter Herr... es folgt der Familienname;

- SGH,...SGDUH, (аббревиатура, как принято в телексовой связи),

- Sehr geehrte Damen und Herren; Sehr geehrte Herren, - при обращении в государственную инстанцию или в официальном заявлении/ циркуляре без указания фамилий,

- Guten Tag, Frau Nathalie; Lieber Herr Petrov, - при неформальных отношениях и личном знакомстве, г) Hallo, Tanya, - при переписке двухрядовых коммуникантов. В отличие от собственно деловых писем в рекламных письмах используются сходные обращения, но в восклицательной форме, т.е. с восклицательным знаком, а не с запятой: Sehr geehrte Herren! Следует отметить также, что обращения в рекламных письмах чуть более разнообразны, помимо указанных форм встречаются: Lieber Kunde! Liebe Kunden! Sehr geehrte Firma! Sehr geehrter Geschдftsfreund!

Формулы прощания/ Grussformel в Германии бывают двух типов: формальные обязательные и "свободные" необязательные.

- mit freundlichen Gruessen -- в абсолютном большинстве писем,

- mit freundlichem Gruss; Hochachtungsvoll; mit den besten Gruessen; mit freundlicher Empfehlung; MFG (принятое в телексовой связи сокращение) Реже всего встречается:

- mit vorzueglicher Hochachtung - употребляется исключительно в письмах, адресуемых в государственные инстанции. Связкой между реквизитами - текстом и формулой прощания выступает глагол (und) verbleiben, после него уже не может быть передана важная (с внеязыковой точки зрения) информация, но прагматически-релевантной такая информация может быть.

Роспись и подпись (с расшифровкой) ставится с левой стороны. Если за названием фирмы следует подпись с росписью без расшифровки, значит, письмо отправлено самим главой фирмы.

[Gloria]

Кстати, можно такое письмо составить по форме на каком-либо сайте Германии, если влом. Только стоит это удовольствие 1-3 евро. Наши российские администраторы сайтов пока до этого не додумались. Делают все бесплатно. Однажды я так запросто распечатала акт выполненных работ, заполнив нужные поля на сайте.